Come gestire l'avanzamento delle attività in Microsoft Planner in Windows 10?

Microsoft Planner appartiene alla suite di applicazioni Office365. È un'applicazione di pianificazione che i team e gli individui possono utilizzare per creare piani, assegnare attività, comunicare e collaborare e condividere documenti, tra gli altri usi. Le attività possono essere create e configurate in un modo specifico adattato alle esigenze del team. Il processo è abbastanza semplice, ma molte persone hanno problemi con esso.



In realtà, l'aggiornamento dello stato di avanzamento delle attività in Planner può essere semplice come monitorare lo stato di avanzamento delle attività assegnate a ciascun individuo a intervalli specifici. Tuttavia, il diavolo è nei dettagli e alcune persone non riescono a capirlo. Se sei su questa barca, questa guida è per te. Alla fine di questa guida, avrai imparato come gestire l'avanzamento delle attività in Microsoft Planner.

Come configurare Microsoft Planner

Microsoft Planner è lo strumento di gestione delle attività virtuali nella suite Office 365. Fornisce un modo semplice per i team di collaborare, pianificare e monitorare le attività. Gli utenti possono anche aggiornare lo stato delle attività e condividere le informazioni sulle attività per un coordinamento più fluido del progetto.



In Planner, puoi suddividere un grande progetto in attività più piccole, con una sequenza temporale per ciascuna attività, che insieme costituiscono la durata di un piano specifico. Man mano che le attività vengono elaborate, è possibile modificare il loro stato da 'Non avviato' a 'In corso' e infine a 'Completato'. Puoi persino creare attività aggiuntive, se necessario.



Planner include molti modelli che ti consentono di passare rapidamente ad attività e progetti, risparmiando così molto tempo. Devi solo assicurarti che i modelli siano in sintonia con le attività del tuo team e perfezionarli se necessario, e puoi andare subito al lavoro.

Per iniziare, devi accedere al tuo account Office 365. Vai al Pagina del pianificatore in Office 365 e inserisci i tuoi dettagli utente. Una volta effettuato l'accesso, fare clic su Planner nella scheda Home per caricare l'interfaccia di Microsoft Planner.

Qui hai tre modi per procedere. Se hai già creato dei piani, seleziona quelli usati più di frequente facendo clic su 'Piani preferiti'. Se desideri visualizzare tutti i tuoi piani, fai clic su 'Tutti i piani'. Tuttavia, se desideri creare un nuovo piano da zero, fai clic sull'opzione Nuovi piani.



Nella finestra Crea nuovo piano, digita il nome di un piano nel campo specificato. È meglio usare un nome che rappresenti in modo conciso lo scopo del piano. Nella sezione 'Chi può visualizzare questo piano?' gruppo, scegli 'La mia organizzazione' per renderlo disponibile a tutti i membri del tuo team e 'Solo le persone che aggiungo' per limitare la visualizzazione agli utenti autorizzati. Non dimenticare di aggiungere una descrizione del piano e di scegliere se aggiungere automaticamente nuovi membri alle email di notifica.

Quando hai finito con tutta la configurazione, puoi finalmente fare clic sul pulsante Crea piano. Dopo aver creato il piano, puoi andare avanti e aggiungere attività.

Per iniziare, apri Microsoft Planner, seleziona il tuo piano e fai clic sul pulsante + o Aggiungi attività. Qui, dovresti dare un nome al tuo compito. Nel campo 'Immettere un nome per l'attività', digitare il nome dell'attività. Quindi, scegli una data di scadenza. Infine, assegna l'attività a un team o a un singolo collaboratore.



Fatto ciò, fare clic sul pulsante Aggiungi attività per creare l'attività. Puoi creare più attività in questo modo e assegnarle a persone diverse.

Come aggiornare lo stato di avanzamento delle attività in Microsoft Planner

L'avanzamento dell'attività in Microsoft Planner è diviso in tre componenti, ognuno dei quali rappresenta lo stato di avanzamento dell'attività.

Non iniziato.

Assegnato a un'attività che non è stata eseguita o che non è stata assegnata a nessuno. Potrebbe anche essere assegnata l'etichetta se la data di inizio dell'attività è ancora nel futuro.

In corso.



Questa etichetta viene assegnata alle attività in corso. Non importa quale percentuale dell'attività è stata eseguita. Microsoft Planner ha solo questa etichetta per contrassegnare tutte le attività in corso, indipendentemente dal livello di completamento individuale.

Completato. Questa etichetta viene assegnata alle attività che sono state completate.

Pertanto, l'aggiornamento dell'avanzamento dell'attività riguarda il passaggio tra queste etichette per ciascuna attività creata in modo appropriato.

Come aggiornare manualmente lo stato di avanzamento delle attività in Microsoft Planner

Esistono diversi modi per aggiornare lo stato di avanzamento delle attività in Microsoft Planner.

Notare che ogni fase di avanzamento è rappresentata da un'icona.

Non iniziato.

Un cerchio vuoto.

In corso.

Un mezzo cerchio colorato.

Completato.

Un cerchio completamente colorato con un segno di spunta al centro.

Gruppi> Avanzamento

  • Passa a Gruppi e seleziona un'attività.
  • Fare clic sulla freccia del menu a discesa Avanzamento.
  • Seleziona l'opzione che ti serve.

Ad esempio, se l'attività è completata, selezionare Completato dall'elenco a discesa Avanzamento.

Selezione dei simboli

Ogni attività ha un simbolo che ne rappresenta l'avanzamento. Le attività completate hanno il simbolo di un cerchio completo con un segno di spunta al centro, mentre le attività in corso hanno il simbolo di un semicerchio.

Selezionare il simbolo accanto all'attività per aprire un riquadro di selezione dell'avanzamento e selezionare un altro stato di avanzamento.

Selezione delle attività

Questo è un altro modo per modificare lo stato di avanzamento di un'attività. Seleziona semplicemente l'attività per visualizzare il riquadro di selezione dell'avanzamento. Aggiorna l'avanzamento dell'attività da lì.

Come utilizzare Planner con Microsoft Teams per gestire le attività

Poiché la creazione di un nuovo piano crea automaticamente un nuovo gruppo di Office 365, puoi collaborare utilizzando le attività di Planner su altre applicazioni connesse della famiglia Office 365, come OneDrive e Outlook.

Puoi anche usare Planner con Microsoft Teams per gestire le attività create. Puoi collaborare sulle attività tramite Planner o aggiungendo una o più schede Planner a un canale Teams.

Ecco come creare un canale Planner in Microsoft Teams:

  • Apri Teams e seleziona un canale. Nel canale, fai clic sul pulsante +.
  • Trova e seleziona Planner.
  • Crea un piano con i dettagli corretti e salvalo. Puoi anche scegliere piani già esistenti.

Il processo di aggiunta di un'attività, assegnazione e aggiornamento è lo stesso spiegato sopra.

Microsoft Planner viene utilizzato per creare piccole attività che si adattano collettivamente a un piano più ampio su cui un team può collaborare. Sapere come aggiornare l'avanzamento dall'inizio al completamento e anche collaborare su una piattaforma come Microsoft Teams può aumentare sia la produttività individuale che il lavoro di squadra nell'organizzazione.

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